La presente informativa viene resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, “Regolamento”) allo scopo di chiarire il perimetro del trattamento dei dati personali nell’ambito della partecipazione all’edizione 2023 del Concorso Premio Internazionale “Alfredo Casella ideato da Fiamma Nicolodi”.

Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

Si informa che, ai sensi del Regolamento, i dati personali dei candidati, raccolti ai fini della partecipazione all’edizione 2023 del Concorso Premio Internazionale “Alfredo Casella ideato da Fiamma Nicolodi”, saranno trattati dalla Fondazione Accademia Nazionale di Santa Cecilia, con sede legale in Via Vittoria, 6 – 00187 Roma e sede operativa presso l’Auditorium Parco della Musica, Largo Luciano Berio, 3 – 00196 Roma, e-mail protocollo@pec.santacecilia.it; protocollo@santacecilia.it, tel. 06 80242 503-504, fax n. 06 80242 311, in qualità di titolare del trattamento (di seguito “Titolare” o “Fondazione”).

Il Titolare ha designato il Responsabile della protezione dei dati (“Data Protection Officer” o “DPO”) che è a disposizione per qualsiasi informazione sulle questioni relative al trattamento dei dati personali e all’esercizio dei diritti che spettano in qualità di interessato. Il DPO è contattabile ai seguenti indirizzi:

• e-mail, all’indirizzo: dpo@santacecilia.it
• posta ordinaria, agli indirizzi della Fondazione Accademia Nazionale di Santa Cecilia sopra indicati.

Categorie dei dati personali trattati e fonte da cui hanno origine

Il Titolare tratterà i dati personali dei candidati, raccolti nell’ambito della procedura di iscrizione al presente concorso, tra cui rientrano, a titolo esemplificativo e non esaustivo, nome, cognome, numero di telefono mobile, indirizzo email, in generale i dati di contatto, nonché i dati relativi ai titoli professionali, ecc.

I dati personali sopra indicati saranno di seguito definiti congiuntamente come “Dati Personali”.

Finalità, base giuridica e facoltatività del trattamento

I dati personali dei candidati saranno trattati, senza necessità di uno specifico consenso, per gestire la partecipazione al Concorso e l’eventuale assegnazione del Premio, ivi inclusa la pubblicazione del nome del candidato vincitore sul sito istituzionale e sui canali social dell’Accademia Nazionale di Santa Cecilia.

Il conferimento dei dati per “Finalità di gestione della partecipazione al Concorso e dell’eventuale assegnazione del Premio”, seppur facoltativo, risulta necessario per poter partecipare al Concorso; in difetto non sarà infatti possibile ammettere il candidato al concorso.

La base giuridica del trattamento effettuato per la gestione della partecipazione al Concorso e dell’eventuale assegnazione del Premio risiede nell’ art. 6, par. 1, lett. b) del Regolamento.

Una volta conferiti o comunque raccolti, i dati personali dei candidati potrebbero essere utilizzati anche per adempiere a tutti gli altri obblighi normativi incombenti sul Titolare (“Finalità di compliance normativa”), ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) del Regolamento nonché per soddisfare eventuali esigenze difensive in giudizio, in ambito stragiudiziale e nelle fasi che precedono il contenzioso (“Finalità difensive”), sulla base dell’interesse legittimo del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del Regolamento, consistente nella necessità di soddisfare esigenze difensive in giudizio nonché in ambito stragiudiziale e nelle fasi che precedono il contenzioso.

Destinatari e trasferimento dei dati personali

I dati personali potranno essere condivisi con:

• l’ufficio Attività Scientifiche della Fondazione e altri eventuali uffici della Fondazione che ne abbiano necessità in ragione delle mansioni assegnate, fermo restando che tutti i soggetti eventualmente coinvolti nelle operazioni di trattamento sono stati debitamente istruiti e specificamente autorizzati al trattamento dei dati personali dal Titolare in conformità agli artt. 29, 32, par. 4 del Regolamento e 2-quaterdecies del Codice Privacy, in ragione dell’espletamento delle rispettive mansioni lavorative;
• soggetti terzi ed esterni che, nell’erogazione di servizi in favore della Fondazione, trattano dati per conto del Titolare medesimo ed agiscono in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (es. fornitori informatici, società di consulenza);
• soggetti terzi ed esterni che operano in qualità di autonomi e distinti titolari del trattamento ai sensi dell’art. 4, n. 7) del Regolamento – tipicamente enti, organizzazioni e/o autorità a cui sia obbligatorio comunicare i dati personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità, in ragione dell’esercizio da parte della Fondazione dell’esercizio delle proprie funzioni istituzionali (es. Prefettura, CCIAA, Ministeri vigilanti per l’attività di controllo).

L’elenco completo ed aggiornato dei destinatari dei dati personali potrà essere richiesto al Titolare ai recapiti sopra indicati.

Trasferimento dei dati extra UE

Il Titolare informa che non trasferisce, per il perseguimento delle finalità di cui alla presente informativa, i dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo o verso organizzazioni internazionali. In ogni caso, nell’eventualità in cui dovesse risultare necessario trasferire i dati personali verso destinatari situati fuori dallo Spazio Economico Europeo o verso organizzazioni internazionali, il Titolare assicura che il trattamento dei dati personali avverrà nel rispetto del Regolamento. In particolare, i trasferimenti si baseranno su una decisione di adeguatezza della Commissione Europea ovvero sulle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea o su un’altra idonea base giuridica, nel rispetto delle raccomandazioni 01/2020 adottate il 10 novembre 2020 dallo European Data Protection Board.

Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare o al DPO scrivendo agli indirizzi sopraindicati.

Conservazione dei dati personali

I dati personali dei candidati sono conservati dalla Fondazione nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione di cui all’art. 5, par. 1, lett. c) ed e) del Regolamento. In particolare, i dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione ed esecuzione del Concorso e della eventuale assegnazione del Premio nonché all’esercizio da parte della Fondazione delle proprie funzioni istituzionali di interesse pubblico, nel rigoroso rispetto della disciplina legislativa e regolamentare. In ogni caso, il Titolare si riserva di conservare i dati personali anche per il tempo necessario a soddisfare ogni eventuale esigenza difensiva che dovesse insorgere in giudizio nonché in ambito stragiudiziale e nelle fasi che precedono il contenzioso.

Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare o al DPO scrivendo agli indirizzi sopraindicati.

Modalità di trattamento dei dati

In relazione alle indicate finalità, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, con modalità tali da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi, oltre al rispetto degli specifici obblighi sanciti dalla legge.

I diritti privacy

Lei, in qualità di interessato, può in qualsiasi momento esercitare i seguenti diritti:

• Diritto di accesso (art. 15 del Regolamento) – ossia il diritto di ottenere la conferma circa l’esistenza o meno di un trattamento concernente i dati personali nonché il diritto di ricevere ogni informazione relativa al medesimo trattamento;
• Diritto di rettifica (art. 16 del Regolamento) – ossia il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali, qualora gli stessi siano incompleti o inesatti;
• Diritto alla cancellazione (art. 17 del Regolamento) – ossia il diritto di ottenere – in talune specifiche circostanze -la cancellazione dei dati personali presenti all’interno degli archivi del Titolare;
• Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18 del Regolamento) – ossia il diritto di ottenere – in talune circostanze – la limitazione del trattamento dei dati personali;
• Diritto alla portabilità (art. 20 del Regolamento) – ossia il diritto di ottenere il trasferimento dei dati personali verso un diverso titolare del trattamento nonché il diritto di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali;
• Diritto di opposizione (art. 21 del Regolamento) – ossia il diritto di formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei dati personali nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione; il Titolare si riserva di valutare tale istanza, che potrebbe non essere accettata nel caso sussistano motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sugli interessi, sui diritti e sulle libertà degli interessati;
• Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo (art. 77 del Regolamento) – nel caso in cui l’interessato ritenga che il trattamento che lo riguarda violi la normativa in materia di protezione dei dati personali, lo stesso può proporre un reclamo all’Autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione;
• Diritto di adire le opportune sedi giurisdizionali (art. 79 del Regolamento).

The Fondazione Accademia Nazionale di Santa Cecilia, with registered office at Via Vittoria, 6 – 00187 Rome and administrative office at Auditorium Parco della Musica, Largo Luciano Berio, 3 – 00196 Rome, e-mail protocollo@pec.santacecilia.it, protocollo@santacecilia.it, tel. 06 80242 503-504, fax no. 06 80242 311, does hereby note that, pursuant to art. 13 of Regulation (EU) 2016/679, hereinafter the “Regulation” or “GDPR,” the candidates’ personal data are processed, it being the data controller (hereinafter the “Controller”), in accordance with the procedures and compliance with the conditions as set out below.

Types of data subject to processing

The Controller shall process the candidates’ common personal data collected in the procedure for entering this competition, including, merely by way of example and not limitation, name, surname, mobile telephone number, e-mail address, contact data in general, as well as the data related to professional titles, etc.

The personal data indicated above shall hereafter be defined collectively as “Personal Data”.

Purposes, legal and optional basis of the processing

The Personal Data shall be processed for the following purposes:

1. to manage participation in the Competition and, in particular, to verify the existence of the prerequisites required for taking part in the Competition and to publish the names of passing candidates on the Fondazione website;
2. to permit the proper management of any employment relationship that should be established in the event of passing the competition, meeting any national and EU obligations of law, rules, or regulations connected with the establishment this relationship;
3. to invoke and defend its own rights in court.

The legal basis for the processing for purpose a) is art. 6(1)(b); providing the Personal Data for this purpose is optional, but in the event of failure to do so it will not be possible to carry out the contract.

For purpose b), the legal is art. 6(1)(c), since the processing is necessary in order to fulfil a legal obligation of the Controller; for purpose c), reference is to be made to articles 6(1)(f) and 9(2)(f) of the Regulation.

Recipients and transfer of Personal Data

The Personal Data may be shared with:

–         processing personnel pursuant to article 29 of the Regulation;

–         parties, bodies, or authorities, autonomous data controllers, to which the Personal Data must mandatorily be communicated by virtue of provisions of law and orders by the authorities.

The complete and updated list of recipients of the Personal Data may be requested from the Controller at the addresses indicated above.

Transfer of data outside the EU

As concerns any transfer of Personal Data to third countries, the Controller states that the processing shall take place in accordance with one of the procedures permitted by the law in force, such as for example the consent of the data subject, the adoption of Standard Clauses approved by the European Commission, the selection of parties belonging to international programmes for the free circulation of data (e.g. the EU-USA Privacy Shield) or operating in countries considered safe by the European Commission. More information is available from the Controller upon request.

Storage of the Personal Data

The Personal Data shall be stored only for the time needed for the purposes for which they were collected, in compliance with the principle of minimization pursuant to article 5, paragraph 1, letter c) and letter e) of the GDPR. The Controller might store some data even after the termination of the employment relationship, for the time necessary for contractual and legal obligations. More information is available from the Controller upon request.

Data processing procedures

In relation to the indicated purposes, the Personal Data are processed by means of manual, computer, and online instruments with logic closely correlated with said purposes and, at any rate, by procedures that are such as to guarantee the security and confidentiality of said data, in addition to compliance with the specific obligations sanctioned by law.

Privacy rights

The candidates have the right to obtain from the Controller, at any time, access to their Personal Data, to rectification to or erasure thereof, or to object to the processing thereof; they have the right to obtain restriction of processing in the cases provided for by art. 18 of the Regulation, to revoke the consent given pursuant to art. 7 of the GDPR at any time; to receive the data concerning him or her in a structured, commonly used and machine-readable format in the cases provided for by art. 20 of the Regulation; as well as to lodge a complaint with a supervisory authority pursuant to article 77 of the GDPR (“Garante per la Protezione dei Dati Personali”), should they believe that the processing of their Personal Data contravenes the regulations in force.

The candidates may formulate a request to object to the processing of their Personal Data pursuant to article 21 of the GDPR in which to set out the reasons justifying the objection: the Controller reserves the right to assess the petition, which would not be accepted in the event of the existence of compelling legitimate grounds for the processing which override the interests, rights, and freedoms of the candidates.

The requests shall be made in writing to the Controller at the addresses indicated above.