Informativa ex art. 13 Regolamento UE 2016/679 per il Trattamento dei Dati Personali

La presente informativa viene resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, “Regolamento” o “GDPR”) allo scopo di chiarire il perimetro del trattamento dei dati personali dei minori partecipanti (di seguito, anche “Interessati”) al laboratorio di disegno dal vivo a ingresso libero “Disegniamo l’Inno alla Gioia”, organizzato dal settore Education della Fondazione Accademia Nazionale di Santa Cecilia, e degli esercenti la potestà genitoriale, di seguito unitamente “Interessati”.

 

Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

La informiamo che, ai sensi del Regolamento, i Suoi dati personali saranno trattati dalla Fondazione Accademia Nazionale di Santa Cecilia, con sede legale in Via Vittoria, 6 – 00187 Roma e sede operativa presso l’Auditorium Parco della Musica, Largo Luciano Berio, 3 – 00196 Roma, e-mail presidenza@santacecilia.it, tel. 06 80242 503-504, fax n. 06 80242 311, in qualità di titolare del trattamento (di seguito “Titolare” o “Fondazione”).

Il Titolare ha designato il Responsabile della protezione dei dati (“Data Protection Officer” o “DPO”) che è a Sua disposizione per qualsiasi informazione sulle questioni relative al trattamento dei Suoi dati personali e all’esercizio dei diritti che Le spettano in qualità di interessato. Il DPO è contattabile ai seguenti indirizzi:

  • e-mail, all’indirizzo: dpo@santacecilia.it
  • posta ordinaria, agli indirizzi della Fondazione Accademia Nazionale di Santa Cecilia sopra indicati.

 

Categorie, tipi di dati personali trattati e fonte da cui hanno origine

I dati personali oggetto di trattamento appartengono alla categoria dei dati comuni.

In particolare, il Titolare tratterà a titolo esemplificativo e non esaustivo, i dati anagrafici (nome, cognome, ecc.), identificativi e di contatto (ad esempio l’indirizzo di posta elettronica, il numero di telefono), e le immagini che ritraggono il Partecipante, potenzialmente anche in volto.

I dati sopra indicati saranno di seguito definiti come “Dati Personali”.

 

Finalità e base giuridica del trattamento e natura del conferimento

I Suoi Dati Personali saranno trattati per il perseguimento delle seguenti finalità:

  1. per gestire e organizzare, anche dal punto di vista amministrativo, l’iscrizione e la partecipazione al laboratorio (“Finalità di gestione della partecipazione al laboratorio”). Più nel dettaglio tale finalità di trattamento comprende:
  • la gestione dell’iscrizione al laboratorio e la sua realizzazione;
  • l’erogazione di servizi ulteriori a disposizione dei partecipanti, ivi compresa la consegna del premio previsto per i disegni migliori;
  • l’invio di comunicazioni istituzionali e di servizio e la gestione e riscontro delle richieste;
  1. per il perseguimento di finalità di divulgazione e di documentazione dell’iniziativa. In particolare, i dati personali saranno trattati per la realizzazione di fotografie, che verranno eseguite in occasione del laboratorio, e per la relativa pubblicazione e diffusione delle stesse tramite i mezzi di comunicazione e diffusione istituzionali utilizzati dal Titolare, quali a titolo esemplificativo il sito web della Fondazione (www.santacecilia.it), canali social web ufficiali (es. Facebook.com), (“Finalità di promozione e documentazione delle iniziative istituzionali”);

 

Il conferimento dei dati personali per il perseguimento della Finalità di gestione della partecipazione al laboratorio è di regola facoltativo ma potrebbe costituire requisito necessario in relazione alla iscrizione e allo svolgimento del laboratorio stesso. In difetto di conferimento, non si verificherà alcuna conseguenza per l’interessato ma, nei casi in cui i dati costituiscono un requisito necessario, potrebbe risultare impossibile procedere all’iscrizione e consentire all’interessato di partecipare al laboratorio. La base di legittimità di tale finalità risiede negli artt. 6, par. 1, lett. b) del Regolamento, in quanto il trattamento risulta necessario per la corretta instaurazione, esecuzione e gestione del laboratorio della Fondazione a favore dell’Interessato.

 

Il conferimento dei dati personali per il perseguimento della Finalità di promozione e documentazione dell’iniziativa è facoltativo ma potrebbe in taluni casi costituire requisito necessario in relazione all’attività programmata. In difetto di conferimento, non si verificherà alcuna conseguenza per l’interessato ma, nei casi in cui i dati costituiscono un requisito necessario, potrebbe risultare impossibile consentire all’interessato di partecipare all’attività programmata. La base di legittimità del trattamento per la predetta finalità è rappresentata dal consenso dell’Interessato ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del Regolamento; detto consenso è revocabile in qualsiasi momento, senza pregiudizio alcuno della liceità del trattamento effettuato anteriormente alla revoca. Il Titolare garantisce che non userà l’immagine dell’Interessato in contesti e modalità che pregiudichino la dignità personale ed il decoro dell’Interessato medesimo.

 

Il conferimento dei dati personali per il perseguimento della Finalità di condivisione di immagini a società partner e/o soci fondatori pubblici e privati della Fondazione è facoltativo ma potrebbe in taluni casi costituire requisito necessario in relazione alle attività programmate nell’ambito dei corsi didattici.

In difetto di conferimento, non si verificherà alcuna conseguenza per l’interessato ma, nei casi in cui i dati costituiscono un requisito necessario, potrebbe risultare impossibile consentire all’interessato di partecipare alle attività programmate. La base di legittimità del trattamento per la presente finalità è rappresentata dal consenso dell’Interessato ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del Regolamento; detto consenso è revocabile in qualsiasi momento, senza pregiudizio alcuno della liceità del trattamento effettuato anteriormente alla revoca. Il Titolare garantisce l’immagine dell’Interessato non sarà in alcun modo utilizzata in contesti e modalità che pregiudichino la dignità personale ed il decoro dell’interessato medesimo.

 

Una volta raccolti, i dati personali potranno essere trattati anche per le seguenti finalità di trattamento:

  1. per adempiere a tutti gli altri obblighi normativi incombenti sul Titolare (“Finalità di compliance normativa”), ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) del Regolamento;
  2. nell’eventualità in cui sia necessario soddisfare eventuali esigenze difensive in giudizio, in ambito stragiudiziale e nelle fasi che precedono il contenzioso (“Finalità difensive”), sulla base dell’interesse legittimo del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del Regolamento, consistente nella necessità di soddisfare esigenze difensive in giudizio nonché in ambito stragiudiziale e nelle fasi che precedono il contenzioso; con riferimento ai dati particolari, il trattamento per Finalità difensive suindicato è da intendersi legittimo ai sensi dell’art. 9, par. 1, lett. f) del Regolamento.

Il Titolare garantisce che non userà l’immagine dell’Allievo in contesti e modalità che pregiudichino la dignità personale ed il decoro dell’Allievo.

 

Destinatari dei dati personali

I dati personali potranno essere condivisi, nel perseguimento delle finalità sopra indicate, con:

  • personale autorizzato al trattamento dei dati ai sensi degli artt. 29, 32 par. 4 del Regolamento e dell’art. 2-quaterdecies del Codice Privacy (ad es., personale incaricato dell’ufficio Attività didattiche della Fondazione e altri eventuali uffici della Fondazione che ne abbiano necessità in ragione delle mansioni assegnate), debitamente istruito e specificamente autorizzato al trattamento dei dati personali dal Titolare;
  • soggetti terzi ed esterni che, nell’erogazione di servizi in favore della Fondazione, trattano dati per conto del Titolare medesimo agendo tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ai sensi degli artt. 4, n. 8) e 28 del GDPR (ad es., fornitori di servizi informatici, consulenti; fornitori di servizi di ripresa fotografica e/o video; ecc.);
  • soggetti terzi ed esterni che operano in qualità di autonomi e distinti titolari del trattamento ai sensi dell’art. 4, n. 7) del Regolamento – tipicamente enti, organizzazioni e/o autorità a cui sia obbligatorio comunicare i dati personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità, in ragione dell’esercizio da parte della Fondazione dell’esercizio delle proprie funzioni istituzionali (es. Prefettura, CCIAA, Ministeri vigilanti per l’attività di controllo).

L’elenco completo ed aggiornato dei destinatari dei dati personali potrà essere richiesto al Titolare ai recapiti sopra indicati.

 

Trasferimento dei dati extra UE

Il Titolare informa che non trasferisce, per il perseguimento delle finalità di cui alla presente informativa, i dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo o verso organizzazioni internazionali. In ogni caso, nell’eventualità in cui dovesse risultare necessario trasferire i dati personali verso destinatari situati fuori dallo Spazio Economico Europeo o verso organizzazioni internazionali, il Titolare assicura che il trattamento dei dati personali avverrà nel rispetto del Regolamento. In particolare, i trasferimenti si baseranno su una decisione di adeguatezza della Commissione Europea ovvero sulle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea o su un’altra idonea base giuridica, nel rispetto delle raccomandazioni 01/2020 adottate il 10 novembre 2020 dallo European Data Protection Board.

Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare o al DPO scrivendo agli indirizzi sopraindicati.

 

Conservazione dei dati personali

I dati personali sono conservati dalla Fondazione nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione di cui all’art. 5, par. 1, lett. c) ed e) del Regolamento. In particolare, i dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione ed esecuzione del rapporto didattico nonché all’esercizio da parte della Fondazione delle proprie funzioni istituzionali di interesse pubblico, nel rigoroso rispetto della disciplina legislativa e regolamentare. In ogni caso, il Titolare si riserva di conservare i dati personali anche per il tempo necessario a soddisfare ogni eventuale esigenza difensiva che dovesse insorgere in giudizio nonché in ambito stragiudiziale e nelle fasi che precedono il contenzioso.

Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare o al DPO scrivendo agli indirizzi sopraindicati

 

I diritti privacy spettanti agli Interessati

l’Interessato può in qualsiasi momento esercitare i seguenti diritti:

  • Diritto di accesso (art. 15 del Regolamento) – ossia il diritto di ottenere la conferma circa l’esistenza o meno di un trattamento concernente i dati personali nonché il diritto di ricevere ogni informazione relativa al medesimo trattamento;
  • Diritto di rettifica (art. 16 del Regolamento) – ossia il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali, qualora gli stessi siano incompleti o inesatti; si fa presente che, rispetto ai dati personali raccolti attraverso i sistemi di audio e video ripresa, non è in concreto esercitabile il diritto di rettifica in considerazione della natura intrinseca degli stessi dati raccolti, che attengono ad un fatto obiettivo e determinato;
  • Diritto alla cancellazione (art. 17 del Regolamento) – ossia il diritto di ottenere – in talune specifiche circostanze -la cancellazione dei dati personali presenti all’interno degli archivi del Titolare;
  • Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18 del Regolamento) – ossia il diritto di ottenere – in talune circostanze – la limitazione del trattamento dei dati personali;
  • Diritto alla portabilità (art. 20 del Regolamento) – ossia il diritto di ottenere il trasferimento dei dati personali verso un diverso titolare del trattamento nonché il diritto di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali;
  • Diritto di opposizione (art. 21 del Regolamento) – ossia il diritto di formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei dati personali nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione; il Titolare si riserva di valutare tale istanza, che potrebbe non essere accettata nel caso sussistano motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sugli interessi, sui diritti e sulle libertà degli interessati;
  • Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo (art. 77 del Regolamento) – nel caso in cui l’interessato ritenga che il trattamento che lo riguarda violi la normativa in materia di protezione dei dati personali, lo stesso può proporre un reclamo all’Autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione;
  • Diritto di adire le opportune sedi giurisdizionali (art. 79 del Regolamento).